מניעת הונאות וגרימת נזק בחברות וארגונים

 

במאמר זה נציג כיצד אנו כחברה המספקת שירותים למניעת הונאות וגרימת נזק בחברות וארגונים מתמודדים מול התופעה וכיצד ניתן להתמודד מולה באופן מיטבי.

 Loss Prevention ?

Loss Prevention הוא המושג של קביעת מדיניות, נהלים ושיטות עבודה כדי למנוע אובדן של מלאי או כספים בסביבה עסקית.

פיתוח תוכנית למניעת אובדן ופחת תעזור להפחית את ההזדמנויות להפסדים העלולים להתרחש באופן ממוקד ולא רק להיות תגובתי לאחר התרחשותם אלא לזהות את המתרחש מבעוד מועד.

למה חשוב להבין את המשמעות של מניעת פחת ואובדן?
כאשר הנהלת הארגון מקבלת נתונים של אובדן או פחת שנתי גבוה מהמקובל, הדבר מתורגם במידי להפסד ברווחים.

זיהוי מלאים אבודים מחייב השלמה וחידוש מהיר על מנת לא לפגוע בתהליך הייצור או שרשרת האספקה.  עלות הפסדים אלה נכנס ישירות לשורה התחתונה של המאזן השל החברה המצביע על אובדן ברווח ועלייה בפחת.

רווחים אלו שהארגון הפסיד יכלו לאפשר להנהלת הארגון לחדש ואו להרחיב את מלאי הארגון, פתיחת ערוצי שיווק נוספים, מתן דיבידנדים לעובדים וכיוצ"ב.

ארגון שידע לנתח את המשמעות והחשיבות של מניעת פחת ואובדן ימנע נזק לארגון.

כיצד ניתן לזהות האם בארגון קיימת בעיית אובדן וגרימת נזק?

מנהלי הארגון נדרשים להכיר את הנתונים הכלכליים של הארגון המראה האם העסק הפסדי או רווחי. כמנהלים בארגון חשוב לתת מענה על מספר שאלות כדי לראות באיזה מצב הארגון:‎‎‎‎‎‎‎

  • האם העלות של הסחורות הנרכשות לארגון גודל אך המכירות נשארות זהות או יורדות?
  • האם עובדים מדווחים על בעיות בארגון או חששות לגורל עתידם.
  • האם בארגון או מתקניה היו מקרי גניבה במהלך השנה האחרונה (מקרי גניבה לעתים קרובות כנראה מצביעות על היות הארגון מטרה קלה).
  • האם הארגון מאבד מלאים, אבל אף אחד לא מזכיר שום אירועי הונאות (יתכן ומדובר על הונאה של עובד) או שעובד אחד מדווח על אירוע הונאה אבל אין לכך עדים .

אלה הם רק כמה מן הסימנים והשאלות שנדרש לשאול כל הזמן על מנת להבין מה מצב הארגון.

כיצד עיקר הפסדים מתרחשים?
מחקרים רבים מצביעים כי רוב ההפסדים עלולים להתרחש בשלוש קטגוריות; הונאה פנימית, הונאה חיצונית ו/או טעויות אנוש . הונאה פנימית (על ידי עובד קבוע או שכיר) ,מקרה זה הנו הגורם הגדול ביותר לאובדן עבור מרבית החברות, ללא קשר לגודל או מגזר. למרות שחלקנו עשויים לתהות מדוע הונאת העובד הינה הקטגוריה הנפוצה ביותר של אובדן, ניתן לראות כי בכל סקר, מחקר והשוואה למקרי אובדן הוכיח פעם אחר פעם כי מרבית ההונאות הינם ע"י עובדי הארגון או ספקים קבועים המכירים את התנהלות הארגון , פרצות אפשריות שניתן לחדור דרכן.

כיצד נגדיר את המטרה למניעת אובדן ופחת

לאחר הסקירה שבה הצגנו את המשמעות של תופעת ההונאות וגרימת הנזק לארגון נגדיר את מטרת הפעילות .

"מתן מענה מיטבי המשלב כלים מקצועיים להפחתה משמעותית של הונאות , גרימת נזק ופחת ובכך להגדיל את רווחיות הארגון".

הדרך לצמצם את התופעה:

  • יצירת כיסוי מודיעיני בסיסי למטרת קבלת מידע מידי בעניין אירועים חריגים (הונאות, גרימת נזק, סחר ושימוש בסמים וכד')
  • קבלת מידע אודות עובדים בטרם חקירה ו/או שיחה ו/או הליך משמעתי.
  • מניעה בטרם ביצוע של פחת, פשע, פח"ע וכד'.
  • הצבעה על 'פרצות באבטחה' המנוצלים ע"י העובדים.
  • הצבעה על אפשרויות מרמה המנוצלות ע"י עובדים/מנהלים.
  • חשד להונאות, על ידי עובדי הארגון או קבלנים.
  • ביצוע בדיקות ומידע אודות מתחרים בשוק.
  • דיווח על שוחד ו/או סימנים מעידים לשוחד.
  • לימוד והבנת 'הלכי רוח' אמתיים מקרב עובדים/קבלנים/מנהלים ככלי עזר לניהול ושיפור העבודה.

 יעדים להשגה: (יקבעו בהתאם לצרכי הלקוח)

  • איתור חשודים בגרימת אובדנים ופחת, מניעת הונאות וגרימת נזק במתכוון.
  • מניעת פגיעה בטוהר המידות פנים וחוץ ארגוני.
  • הבנת הלכי רוח בקרב עובדים/קבלנים והעברתו להנהלה.
  • בדיקת מהימנות עובדים / ספקים טרם התקשרות עמם.
  • הקמת מערך מודיעיני  בקרב עובדים וקבלנים.
  • איתור מעילות והשיטה, לאתר את האחראים לכך ולכמת את היקף המעילה.
  • מענה מיידי נקודתי לצורכי הנהלת הארגון וביצוע בדיקות עבורם בהתאם לצורך הארגון.
  • חשיפת מידע שיווקי/ אחר ואודות מתחרים.

 כאמור, שילוב מושכל של הכלים שצוינו לעיל,יחד ובשיתוף פעולה עם הנהלת הארגון יגבירו את סיכויי ההצלחה להפחית משמעותית את גרימת הנזק ומניעת הפחת.

 

 

 

כותב המאמר: יאיר טל מנהל פרוייקטים בחברת תשובה חקירות